Politique de confidentialité

1. Impressum et responsable du traitement
Le présent site est édité et exploité par la société System Sport Group SA.
• Siège social : Promenade de Castellane 10, 1110 Morges (VD), Suisse.
• Numéro IDE : CHE-455.770.747 · N° TVA : CHE-455.770.747 TVA.
• E-mail : contact@systemhiit.ch.

En qualité d’éditeur du site, System Sport Group SA est responsable du traitement de vos données. Pour toute question, écrivez-nous à l’adresse e-mail ci-dessus.

2. Données collectées à l’inscription
Pour créer votre compte, nous collectons : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et date de naissance (pour les 16–17 ans, aussi le nom et le téléphone d’un parent : voir point 11). Nous enregistrons aussi la date de votre inscription et de votre dernière connexion. Votre mot de passe est géré par Google Firebase Authentication : nous n’y avons jamais accès. Ces données servent à :
• vérifier l’âge minimum requis pour l’inscription en ligne (16 ans) ;
• gérer votre compte, vos réservations et, le cas échéant, votre abonnement et sa facturation ;
• vous contacter au sujet de vos séances (changement d’horaire, annulation…) ;
• assurer la sécurité et le contrôle d’accès aux séances et au studio.

3. Informations de santé (données sensibles)
À l’inscription, vous confirmez être apte à la pratique d’une activité physique : nous enregistrons cette déclaration et sa date. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, signaler au coach une blessure, une douleur, un problème de santé ou une grossesse. Ce champ est facultatif : en le remplissant, vous consentez expressément à ce que ces informations soient utilisées comme décrit ici.

Ces informations sont des données sensibles au sens de la nLPD. Elles servent uniquement à adapter les exercices et à assurer votre sécurité pendant les séances. Elles sont visibles uniquement par les coachs et la direction de System HIIT, jamais par les autres membres, et ne sont transmises à personne. Vous pouvez les modifier ou les effacer à tout moment dans votre espace membre (Mon profil, rubrique « Pour ton coach »).

4. Réservations, présences et carte membre (QR code)
Nous enregistrons vos réservations et annulations, ainsi que votre présence aux séances, validée par le coach. Chaque membre dispose d’une carte membre avec un QR code personnel, lié à son code membre, qui sert à valider sa présence à l’arrivée. Ces informations nous permettent de gérer les places disponibles, de suivre la fréquentation, d’afficher votre progression dans votre espace membre et d’accueillir au mieux les personnes qui viennent pour leurs premières séances.

5. Abonnements, paiements et membres fondateurs
Lorsque vous prenez un abonnement, nous enregistrons la formule choisie (Adulte, Ado, Enfant ou sans engagement), ses dates de début et de fin, le mode de paiement (en une ou plusieurs fois) et le suivi des paiements. Ces données sont nécessaires à l’exécution du contrat et à nos obligations comptables. Nous ne conservons aucun numéro de carte bancaire. Lorsque vous payez en ligne, nous enregistrons aussi votre acceptation des conditions générales et du règlement intérieur (date, heure et version des textes), votre contrat et la référence du paiement : c’est la preuve de votre engagement, que vous retrouvez dans votre espace membre.

Offre Membres fondateurs : pour les 50 premiers membres, nous enregistrons en plus le statut de membre fondateur, la date d’adhésion et le paiement. Ces informations servent à vérifier l’éligibilité à l’offre (places limitées, âge minimum de 18 ans), à garantir le tarif fondateur tant que l’abonnement reste actif et à appliquer les conditions de l’offre en cas de résiliation.

Les données d’abonnement et de paiement sont visibles uniquement par la direction de System HIIT, pas par les coachs.

5 bis. Vérification de votre identité avant un paiement
Avant de payer un abonnement en ligne, nous vérifions votre identité par l’intermédiaire de Stripe Identity (Stripe Payments Europe Ltd, Irlande) : vous photographiez une pièce d’identité officielle et vous vous filmez quelques secondes. Stripe compare le visage et le document, puis nous répond uniquement par « vérifiée » ou « non vérifiée », avec la confirmation que vous êtes majeur.

Pourquoi : confirmer que la personne qui s’abonne est bien celle qu’elle prétend être, vérifier l’âge minimum de 18 ans, et protéger l’abonnement, qui est personnel et lié à votre carte membre. La photo du visage est analysée par un procédé biométrique : nous ne l’utilisons à aucune autre fin, et cette vérification ne sert jamais à vous identifier ailleurs sur le site.

Votre consentement : la vérification ne démarre qu’après avoir coché une case prévue à cet effet, distincte des autres. Vous pouvez la refuser : écrivez-nous à contact@systemhiit.ch, présentez votre pièce d’identité à notre équipe, et vous pourrez ensuite payer en ligne normalement.

Ce que nous conservons : uniquement le fait que la vérification a eu lieu, sa date, la personne de l’équipe qui l’a validée le cas échéant, et la confirmation de votre majorité. Nous ne conservons ni la photo de votre pièce d’identité, ni la vidéo, ni le numéro du document : ces éléments restent chez Stripe, auquel nous n’avons pas accès. Sur simple demande, nous faisons effacer la vérification conservée par Stripe.

6. Qui a accès à vos données ?
• Vous : vos informations, depuis votre espace membre.
• Les coachs : votre fiche membre (coordonnées, âge, date d’inscription, réservations et présences, informations de santé et, pour les 16–17 ans, coordonnées du parent et suivi de son accord), pour préparer et encadrer les séances.
• La direction de System HIIT : ces mêmes informations, ainsi que votre abonnement et vos paiements.
• Les autres membres : aucune de vos données personnelles.

7. Hébergement et prestataires
Vos données sont hébergées par Google (Firebase : base de données et connexion sécurisée). Le site charge aussi des polices d’écriture (Google Fonts) et des outils techniques (Cloudflare cdnjs : indicatif téléphonique et génération du QR code) ; ces services reçoivent votre adresse IP lors du chargement de la page, sans autre donnée personnelle. Ces prestataires peuvent traiter des données hors de Suisse, notamment dans l’Union européenne et aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties reconnues (Swiss-U.S. Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types). Si vous nous contactez par WhatsApp, les conditions de WhatsApp (Meta) s’appliquent à ces échanges. Les paiements en ligne sont traités par notre prestataire de paiement Stripe : vos données bancaires sont saisies directement chez Stripe et nous ne les voyons jamais. Nos e-mails (contrats, rappels, factures) partent de notre messagerie hébergée par Infomaniak, en Suisse. Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée personnelle.

8. Droit à l’image (optionnel)
Nous ne vous photographions ou ne vous filmons pendant les séances, pour notre site et nos réseaux sociaux, que si vous l’avez accepté (case facultative à l’inscription). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment dans votre espace membre (Mon profil, rubrique « Confidentialité »). Nous cessons alors toute nouvelle utilisation et, sur demande, nous retirons dans la mesure du possible les contenus déjà publiés où vous êtes reconnaissable.

9. Cookies et communications
Le site n’utilise ni cookies publicitaires ni outil de mesure d’audience. Seul un stockage technique dans votre navigateur, géré par Firebase, permet de garder votre session ouverte. Nous pouvons vous écrire par e-mail, SMS ou WhatsApp au sujet de vos séances et de votre abonnement. Nous ne vous envoyons nos actualités par e-mail que si vous l’avez accepté (case facultative à l’inscription ou dans votre espace membre). Vous pouvez vous désabonner à tout moment dans votre espace membre (Mon profil, rubrique « Confidentialité »), via le lien présent dans chaque e-mail ou par simple message à contact@systemhiit.ch).

10. Durée de conservation
• Compte, réservations et présences : tant que votre compte est actif. Après sa clôture ou une inactivité prolongée, ces données sont supprimées ou anonymisées.
• Informations de santé : effacées dès que vous les supprimez de votre profil, et au plus tard à la clôture de votre compte.
• Abonnements et paiements : 10 ans, comme l’exige le droit comptable suisse.
• Consentement photo : jusqu’à ce que vous le retiriez.

11. Mineurs
L’inscription en ligne est réservée aux personnes de 16 ans et plus. Pour les 16–17 ans, nous demandons à l’inscription le nom et le téléphone d’un parent ou représentant légal : nos coachs le contactent pour obtenir son accord à la participation aux séances, et nous enregistrons la date de cet accord ainsi que le prénom du coach qui l’a reçu. À l’ouverture du studio, les formules Ado et Enfant (dès 10 ans) seront souscrites par un représentant légal, qui signe le contrat et donne les consentements (santé, photos) ; il peut exercer les droits décrits ci-dessous au nom de l’enfant.

12. Vos droits
Vous pouvez à tout moment accéder à vos données et en obtenir une copie, les faire corriger, demander leur effacement, vous opposer à un traitement ou retirer un consentement (santé, photos). Depuis votre espace membre, « Mon profil » > « Supprimer mon compte » efface vous-même, immédiatement et définitivement, votre compte, vos réservations et vos informations personnelles. Si un abonnement est en cours, cette suppression n’est pas possible en ligne : la loi nous impose de conserver le contrat et les pièces comptables pendant dix ans. Écrivez-nous alors : nous vous indiquons précisément ce qui est conservé et ce qui est effacé. Écrivez-nous à contact@systemhiit.ch : nous vous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, si vous résidez dans l’Union européenne, à l’autorité de protection des données de votre pays.

13. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple à l’ouverture du studio. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.